Vilkår og persondatapolitik

Vilkår for efterskoleophold på Tømmerup Efterskole

 

Optagelsesprocedure

Eleven sender en tilmelding til skolen
Eleven booker sig ind på det først mulige infomøde
Efter infomødet modtager eleven et brev om endelig optagelse og info om indbetaling af optagelsesgebyr

I december før skolestart underskriver elev og forældre sammen en kontrakt for efterskoleopholdet. Optagelsen er betinget af, at kontrakten er modtaget retur i underskrevet stand.

 

Betalingsbetingelser

I forbindelse med optagelse på efterskolen indbetales et indmeldelsesgebyr. Indmeldelsesgebyret er fra d. 1/1-24 på 3000 kr.

Skolepengene udgør for skoleåret 2024/25 3.190 kr. pr. uge i 42 uger, samlet 133.980 kr. Skolen fratrækker den statslige elevstøtte i egenbetalingen. Egenbetalingen vil derfor være mindre. Skolepengene bliver hvert år reguleret.

Den anførte betaling indeholder alle udgifter til materialer, elevtøj og rejser. Der kan forekomme ekstrabetaling, hvis eleven ønsker at købe årstrøje og mindebog, ligesom eleven kan vælge at købe ekstra elevtøj eller idrætstøj.

Betalingen sker i 11 rater fra og med juni før skolestart til og med april i skoleåret.

Der opkræves et acontobeløb på 6.000 kr. primo februar forud for skoleåret. Bliver eleven optaget efter d. 1. februar betales acontobeløbet inden for 7 dage. Acontobeløbet bliver modregnet raten, der betales i april.

Alle betalinger sker via Betalingsservice.

 

Framelding eller udeblivelse

Hvis eleven melder fra, efter der er betalt acontobeløb og frem til d. 30. juni, betales et frameldingsgebyr på 6.000 kr.

Hvis eleven melder fra i perioden fra d. 1. juli og frem mod skolestart betales et frameldingsgebyr på 4 uges skolepenge uden statsstøtte.

Hvis eleven udebliver ved skolestart bortfalder elevpladsen, og der betales et udeblivelsesgebyr på 4 ugers skolepenge uden statsstøtte.

Hvis eleven vælger at stoppe på efterskolen i løbet af skoleåret, betales et afbrydelsesgebyr på 4 ugers skolepenge.

 

Betaling

Som udgangspunkt hæfter forældrene solidarisk for betaling af skolepenge og andre udgifter i forbindelse med efterskoleopholdet.

 

Misligholdelse og bortvisning

Misligholdelse af skolekontrakten foreligger, hvis eleven overtræder skolens regler, undlader at efterkomme skolens påbud og anvisninger eller i øvrigt udviser en adfærd, som er uforegentlig med efterskoleopholdet.

Foreligger der grov eller gentagen misligholdelse, kan skolen med omgående virkning bortvise eleven.

 

Skolens ordensregler

Ligesom et hjem har uskrevne regler, ønsker vi ikke på forhånd at lave en lang liste, over alt det eleverne må og ikke må. Vi vil gerne møde vores elever med den tillid, der bygger på, at et ord er et ord. Vi har dog nedenstående ramme for efterskoleopholdet.

Vi forventer, at eleverne møder os med den samme indstilling. Vi forventer ligeledes, at eleverne har en positiv tilgang til efterskoleopholdet og byder ind på bedste vis.

Skolens overordnede regler er også gældende på vej til og fra skole, og når man i øvrigt er under skolens ansvar.

* Du skal som elev møde med en aktiv og positiv holdning til skolen og skolens undervisning og øvrige gøremål

* Du skal udvise respekt for andre mennesker. Vold, mobning og chikane accepteres ikke.

* Du skal omgås andre mennesker, både elever og medarbejdere, i en ordentlig tone.

* Du skal have respekt for de ting, der omgiver dig. Enhver form for ødelæggelse eller hærværk accepteres ikke og medfører regning for både materialer og arbejdsløn

* Du må ikke deltage i hærværk, tyveri, vold (slåskampe) eller anden ulovligopførsel

* Drenge og piger bor på hver deres værelser også i weekenden. Værelserne er åbne for besøg kl. 8.00 til kl.22.00

* Du skal være på dit eget værelse fra ”godnat” til ”godmorgen”

* Sex er ikke tilladt på skolen

* Du må ikke optage eller filme andre uden samtykke. Det gælder både andre elever og ansatte.

* Du skal være ikke-ryger (cigaretter, e-cigaretter, snus, vandpiber etc. må ikke selvfølgelig medbringes på skolen).

* Du må ikke besidde eller indtage nogen form for alkohol, narkotika, hash eller andre euforiserende stoffer.

Overtrædelse af skolens regler er et alvorligt tillidsbrud. Overtrædelse kan medføre, at samarbejdet må tages op til overvejelse. I yderste konsekvens kan samarbejdet ophøre og eleven bortvises.

Tyveri eller voldelig eller truende adfærd kan medføre bortvisning. Ved alkohol, rusmidler og grov vold afbrydes samarbejdet øjeblikkeligt.

 

Erstatning for skader

Eleven skal erstatte de skader, som eleven forvolder på skolens eller andres ejendom, bortset fra hændelige uheld. Såfremt elevens forældres ansvarsforsikring ikke dækker, ellers hvis forældrene ikke har en sådan forsikring, forpligter forældrene sig til sammen med eleven at erstatte skader forvoldt af eleven.

Ved skader der skal udbedres af håndværkere, bruges skolens normale samarbejdspartnere.

Bortkommer elevens nøglebrik, skal nøglebrikken erstattes. Nøglebrikken koster 50 kr.

 

Underskrifter

Forældrene bekræfter med underskift at acceptere nævnte vilkår og forpligter sig samtidig til, i forening, til at betale samtlige skyldige beløb i rette tid i henhold til vilkårene.

Forældrene og eleven bekræfter ved deres underskrift at være bekendt med skolens værdigrundlag og regler.

 

Persondatapolitik for Tømmerup Fri- og Efterskole (fremover benævnt Tfe)

 

Senest ajourført 10.11.2023

 

Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens hjemmeside, kommende og nuværende elever og deres forældre samt andre eksterne samarbejdspartnere. Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de deles med og hvornår de bliver slettet igen.

 

Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU’s Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft 25. maj 2018, samt lov nr. 502 af 23. maj 2018.

 

1. Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation
Tømmerup Fri- og Efterskole
Andaksvej 19, 4400 Kalundborg
Tlf:59 50 72 99
kontor@tfe.dk
www.tfe.dk
Cvr.: 59 57 55 11

 

Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til:

 

Lars Allerup Jacobsen
Forstander
Tlf: 59 50 72 99
lj@tfe.dk

 

2. Behandlingsgrundlag for personoplysninger på Tfe
Afhængig af, om du blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse som elev, eller er optaget som elev, behandler vi forskellige oplysninger om dig og eventuelt dine forældre.

 

Skolens lovgivningsmæssige hjemmel for at behandle oplysningerne er lov om efterskoler, jf. Lovbekendtgørelse 94 af 08/02 2018 og de hertil knyttede love, som fx lov om folkeskolen, lov om social service, m.fl.

 

Behandlingen af personoplysninger sker på baggrund af forordningens artikel 6 (almindelige oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).

 

3. Personoplysninger, som vi indhenter hos dig og behandler om dig
3.1. Tilmelding til informationsmøder og deltagelse i åbent hus arrangementer
Hvis du tilmelder dig et informationsmøde eller besøger skolen til et åbent hus arrangement, behandler vi følgende oplysninger om dig: Navn, adresse, telefonnummer, e-mail, hvilket skoleår og hvilket klassetrin du er interesseret i, samt navn, telefonnummer og e-mail på dine forældre.

 

Ved registreringen bliver du bedt om at acceptere betingelserne for databehandlingen. Af betingelserne fremgår alle retningslinjer for behandlingen af dine data.

 

3.2. Indmeldelse som kommende elev
Når en elev ansøger om optagelse på skolen, indsamler vi følgende oplysninger: Skoleår, klassetrin, navn, adresse, cpr. Nummer, telefon, e-mail, nationalitet, skole inden efterskoleopholdet, nuværende klassetrin, hvilke forældre der skal tilføjes tilmeldingen, hos hvilke(n) forældre bor du, forældremyndighed samt dine forældres navn, adresse, e-mail, telefon, cpr.nr.

 

Ved indmeldelsen bliver du bedt om at acceptere betingelserne for databehandlingen. Af betingelserne fremgår alle retningslinjer for behandlingen af dine data.

 

Når du er optaget som elev og går på skolen, indsamler vi desuden følgende oplysninger om dig før og under dit ophold på skolen: Karakterer, sygefravær, andet fravær, UNI-login, mv.

 

Vi spørger også til, om der er særlige helbredsoplysninger, vi skal kende til. Det kan fx være allergier i forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold, der skal tages særligt hensyn til. Indsamlingen af disse oplysninger sker med henvisning til GDPR artikel 9 litra a). Det vil sige, at du skal give samtykke til, at vi behandler oplysningerne.

 

Vi skal også bruge CPR-nr. af hensyn til indberetning til Undervisningsministeriet i forbindelse med tilskud og elevstøtte, samt Danmarks Statistik i forbindelse med lovpligtig uddannelsesstatistik.

 

Vi tager billeder og video fra offentlige arrangementer, hverdagen og begivenheder på skolen. Disse billeder bruger vi til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud. Herunder kan vi bruge billeder i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte brochurer, på skolens hjemmeside, skolens årsskrift og på skolens profil på sociale medier. Ved optagelsen beder vi nye elever om samtykke til at offentliggøre billeder, hvor elever kan genkendes.

 

I det omfang, vi tager portrætbilleder, herunder klassebilleder eller skolefotos, beder vi om samtykke til at offentliggøre dem på intra.

 

3.3. Forældre og evt. samlever
Når en elev er optaget på Tfe indsamler vi følgende almindelige oplysninger om forældremyndighedsindehavere og eventuel samlever: Navn, adresse, telefon, e-mail, kontakttelefon og statsborgerskab.

 

Desuden indsamler vi CPR.-nr. og indkomstoplysninger i året to år forud for kursusstart til brug for beregning af statslig elevstøtte, jf. elevstøttebekendtgørelse nr. 429 af 10/05/2011. Se også pkt. 4 nedenfor.

 

Endelig behandler vi betalingsoplysninger til brug for administration af betalingen for efterskoleopholdet.

 

3.4. Besøgende på hjemmeside/webshop
Vi bruger cookies på hjemmesiden til at styre login samt indsamle webstatistik. En cookie er en tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller din mobile device. Cookies gør, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke oplysninger om brugeradfærd på en måde, der kan kobles til enkeltpersoner. Du kan vælge at sige nej til cookies, men så vil hjemmesiden ikke fungere optimalt.

 

Vi bruger cookies til at tilpasse vores indhold og annoncer, til at vise dig funktioner til sociale medier og til at analysere vores trafik. Vi deler også oplysninger om din brug af vores website med vores partnere inden for sociale medier, annonceringspartnere og analysepartnere. Vores partnere kan kombinere disse data med andre oplysninger, du har givet dem, eller som de har indsamlet fra din brug af deres tjenester. Betingelser fremgår af vores hjemmeside.

 

4. Personoplysninger om dig, som vi indhenter hos andre end dig
Iflg. GDPR Artikel 14, skal vi oplyse om, hvilke oplysninger, vi indsamler om vores elever og forældre hos andre. Vi indsamler først oplysninger hos andre, når personen er optaget som elev på skolen. Vi beder om samtykke til at indhente oplysningerne i overensstemmelse med artikel 13.

 

4.1. Oplysninger fra tidligere eller nuværende skole og PPR:
For at give eleven den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste udgangspunkt for pædagogisk planlægning på vores skole, indhenter vi oplysninger fra nuværende og/eller forrige skole og hvis relevant, hos PPR. Det drejer sig om uddannelsesplan, karakterer (Karakteroplysninger 8. kl. og AFP9). Oplysningerne indhentes via optagelse.dk

 

Hvis en elev aktuelt eller tidligere har været indstillet til støtte ved Pædagogisk-psykologisk rådgivning i hjemkommunen, indhenter vi også denne vurdering. Elev og/eller forældre skal give samtykke hertil.

 

4.2. Forældre og evt. samlever:
Forældre og evt. samlever til kommende elever skal oplyse CPR-nr. med henblik på indhentelse af indkomstoplysninger til brug for beregning af statslig elevstøtte.

Indkomstoplysningerne hentes af SU-styrelsen på vegne af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet og sker ved direkte træk i SKATs registre.

Indkomstoplysningerne beregnes på baggrund af årsopgørelse fra året to år forud for datoen for kursusstart.

 

5. Sådan behandler vi oplysningerne
5.1. Nødvendig behandling på skolen
Alle de oplysninger, vi behandler om elever, er nødvendige for at vi kan drive skolen og yde den nødvendige service og omsorg for hver enkelt.

 

De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i skolens økonomiske administration. Det er oplysninger, vi deler med Undervisningsministeriet i forbindelse med indberetning af tilskud, elevstøtte og udarbejdelse af regnskab.

 

Evt. samlevers cpr-nr. og indkomstoplysninger anvendes til beregning af statslig elevstøtte

 

Det er kun skolens administrative medarbejdere, der har adgang til oplysninger om indkomst og økonomi.

 

Den pædagogiske administration omfatter fx indskrivning på hold, linje, valgfag og herunder udarbejdelse af opgaver, evalueringer, mv.

 

I skolens administration bruger vi systemerne Komit og Skoleadmin.

 

Vores uddannelsesvejleder behandler følgende oplysninger om elever i forbindelse med udarbejdelse af lovpligtige uddannelsesplaner og indberetning på optagelse.dk: Navn, cpr.nr. uni-login, adresse, tlf., e-mail, karakterer, uddannelsesønsker og parathedsvurdering. Derudover behandles følgende forældremyndighedsoplysninger: Navn, adresse, tlf. e-mail.

 

Skolens leder har adgang til alle oplysninger om elever. Øvrige medarbejdere har udelukkende adgang til for dem relevante oplysninger om eleven. Alle medarbejdere er omfattet af skolens persondatapolitik.

 

For de elever, som aflægger folkeskolens afgangsprøve i 9. eller 10. klasse hos os, er vi forpligtet til at opbevare prøvebeviserne i 30 år.

 

5. 2. Deling med andre
Som nævnt i pkt. 4.2. og 5.1. deles oplysninger i forbindelse med skolens administration med de relevante myndigheder i det omfang, vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil.

 

Vi bruger UNI-Login til skoleintra samt til log-in på en række platforme for digitale undervisningsmidler. Personoplysninger knyttet til UNI-Login er: Navn, klassetrin, alder, skolenavn, e-mail.

 

Særligt for UNI-Login og Ungedatabasen gælder det, at dataansvaret er reguleret i vejledningsloven, så det er de statsinstitutioner, kommuner, regioner eller selvejende institutioner, som behandler personoplysninger i de to it-systemer, der er dataansvarlige og STIL er databehandler. Reguleringen i vejledningsloven betyder, at der ikke skal indgås databehandleraftaler mellem de dataansvarlige og STIL som databehandler. STIL er i færd med at udarbejde bekendtgørelse på området. Alle interesserede kan henvende sig til skolens administration for gennemsyn af databehandleraftaler.

 

Ved studierejser, deler vi personoplysninger om dig med rejsearrangøren. Disse oplysninger omfatter navn, adresse, køn, alder, pasnummer, forsikringsforhold, statsborgerskab, rejsedatoer og betalingsoplysninger.

 

5.3. Sletning
Når eleven forlader skolen, sletter vi senest ved årsskiftet alle oplysninger, som ikke er nødvendige at bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, jf. regnskabsbekendtgørelsen nr. 1348 af 23. november 2016

 

Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det pågældende regnskabsår. Disse oplysninger omfatter: Navn, klassetrin, cpr-nr., antal ugers aktivitet på efterskole, betalingsoplysninger i forbindelse med efterskoleopholdet.

 

Oplysninger om personer på venteliste til det aktuelle skoleår slettes senest ved årsskiftet i skoleåret.

 

Oplysninger om besøgende på vores hjemmeside slettes senest 2 år efter seneste besøg, jf cookie politik.

 

Afgangsprøvebeviser opbevares i 30 år, jf. pkt. 5.1.

 

6. De registreredes rettigheder
6.1. Indsigt
Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

 

Skolen kan tage et gebyr for dette arbejde. Dette skal være et rimeligt gebyr under hensyn til de administrative omkostninger ved at give de pågældende oplysninger. Datatilsynet skriver på deres hjemmeside, at den private dataansvarlige kan kræve 10 kr. for hver påbegyndt side, men at betalingen ikke kan overstige 200 kr. [1]

 

Du kan også logge ind på skoleintra/www.tfe.dk og tilgå din profil under mine oplysninger. Her vil også fremgå de stamoplysninger, som vi har registreret om dig.

 

6.2. Berigtigelse og sletning
Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

 

6.3. Begrænsning af behandling
Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.

 

6.4. Dataportabilitet
Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

 

6.5. Indsigelsesret
Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

 

6.6. Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis Behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan medføre, at du ikke kan fortsætte som elev på skolen, hvis vi fx ikke må behandle oplysninger om dit helbred eller behov for faglig støtte, mv.

 

6.7. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger
Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at der ikke kan beregnes statslig elevstøtte eller at vi ikke kan optage dig som elev på skolen, jf. ovenfor under pkt. 6.6.

 

7. Sikkerhed
Skolens behandling af personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

 

8. Klage til tilsynsmyndighed
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

 

9. Opdatering af denne politik
Tfe er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.

 

Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.

 

Dato for seneste opdatering af persondatapolitikken fremgår øverst på dokumentet.

 

https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvad-er-dine-rettigheder/